Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną KSeF Notify

1. Dane Usługodawcy

Usługodawcą, właścicielem i podmiotem obsługującym platformę KSeF Notify jest UNIVERSALTECH SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Ks. Czesława Klimasa 43B/10, 50-515 Wrocław, Polska, KRS 0001221889, NIP 8993049204, REGON 54394075400000.

2. Definicje

1. Serwis - platforma internetowa KSeF Notify.
2. Użytkownik - osoba fizyczna korzystająca z Serwisu we własnym imieniu lub w imieniu przedsiębiorcy.
3. Konto - profil Użytkownika utworzony po rejestracji i weryfikacji e-mail.
4. Usługa - funkcje Serwisu wskazane w pkt 3 Regulaminu.
5. KSeF - Krajowy System e-Faktur.
6. Plan - wariant funkcjonalny i cenowy Usługi.

3. Dokładny zakres Usługi

1. Rejestracja Konta i logowanie do panelu użytkownika.
2. Dodawanie firm i konfiguracja monitoringu dla wskazanego NIP.
3. Wprowadzenie i przechowywanie tokenu KSeF w formie szyfrowanej.
4. Pobieranie z KSeF danych dokumentów wg konfiguracji:
   1) faktury wystawione,
   2) faktury otrzymane,
   3) oba kierunki jednocześnie.
5. Wyświetlanie danych faktur w panelu, filtrowanie, eksport CSV i generowanie podglądu PDF.
6. Wysyłka powiadomień o nowych dokumentach przez kanały:
   1) e-mail,
   2) SMS.
7. Rejestrowanie historii powiadomień (kanał, odbiorca, status wysyłki, odpowiedź techniczna).
8. Zarządzanie subskrypcją, zmianą Planu i anulowaniem dostępu płatnego.

4. Dane wymagane od Użytkownika

1. Dla Konta: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło.
2. Dla firmy: nazwa firmy, NIP, token KSeF.
3. Dla powiadomień (opcjonalnie): e-mail powiadomień, numer telefonu do SMS.
4. Dla funkcji kierunkowych: ustawienie pobierania i ustawienie powiadomień dla kierunku wystawionych/otrzymanych.

5. Parametry działania Usługi

1. Częstotliwość sprawdzania KSeF wynika z Planu Użytkownika lub ustawień globalnych administratora Serwisu.
2. Panel może okresowo wymagać ponownej autoryzacji przy zmianach bezpieczeństwa.
3. Dostęp do wybranych funkcji może zależeć od aktywnej subskrypcji lub ręcznie przyznanego planu administracyjnego.

6. Warunki zawarcia i realizacji umowy

1. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą utworzenia Konta i trwa przez czas jego utrzymywania.
2. Warunkiem korzystania z pełnej funkcjonalności jest aktywna subskrypcja albo aktywny plan ręczny przypisany przez administratora.
3. Użytkownik jest zobowiązany do podawania prawdziwych i aktualnych danych oraz ich bieżącej aktualizacji.

7. Opłaty i rozliczenia

1. Korzystanie z płatnych Planów odbywa się w modelu subskrypcyjnym (miesięcznym lub rocznym).
2. Płatność jest realizowana przez operatora płatności online wskazanego w Serwisie.
3. Sprzedawcą Usługi jest UNIVERSALTECH SP. Z O.O., NIP UE: PL8993049204.
4. Ceny planów prezentowane w Serwisie są cenami netto, a podatek VAT naliczany jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
5. W przypadku transakcji B2B wewnątrz UE, po podaniu prawidłowego numeru VAT UE nabywcy, rozliczenie może zostać objęte mechanizmem odwrotnego obciążenia - jeżeli wynika to z przepisów.
6. Subskrypcja odnawia się automatycznie do czasu jej anulowania przez Użytkownika.
7. Zmiana Planu w trakcie okresu rozliczeniowego może powodować rozliczenie proporcjonalne.
8. Brak skutecznej płatności może skutkować utratą dostępu do funkcji płatnych.
9. Dla nowych Kont dostępny jest jednorazowy 14-dniowy okres próbny planu Starter.
10. Uruchomienie okresu próbnego wymaga podania ważnej karty płatniczej w Stripe; w momencie startu triala pobierana kwota wynosi 0,00 zł.
11. Po upływie 14 dni okres próbny automatycznie przechodzi na miesięczny plan Starter, chyba że Użytkownik anuluje subskrypcję przed końcem triala.

8. Odpowiedzialność stron

1. Usługodawca odpowiada za dochowanie należytej staranności przy utrzymaniu Serwisu.
2. Usługodawca nie odpowiada za:
   1) niedostępność KSeF,
   2) niedostępność operatora płatności,
   3) niedostępność dostawcy SMS lub poczty,
   4) skutki podania błędnych danych przez Użytkownika.
3. Użytkownik odpowiada za legalność danych wprowadzanych do Serwisu i podstawę ich przetwarzania.
4. Usługodawca nie odpowiada za decyzje biznesowe Użytkownika podjęte na podstawie danych prezentowanych w Serwisie.

9. Reklamacje

1. Reklamacja powinna zawierać:
   1) identyfikator Konta lub adres e-mail,
   2) datę i godzinę zdarzenia,
   3) opis problemu,
   4) oczekiwany sposób rozwiązania.
2. Reklamacje są rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 14 dni od otrzymania.

10. Zakończenie korzystania z Serwisu

1. Użytkownik może usunąć Konto z poziomu funkcji dostępnych w panelu profilu.
2. Usługodawca może ograniczyć lub zakończyć świadczenie usług wobec Użytkownika w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu albo przepisów prawa.

11. Powierzenie przetwarzania danych

1. W zakresie danych, które Użytkownik wprowadza do Serwisu na potrzeby monitoringu i powiadomień, Użytkownik może występować jako administrator danych, a Usługodawca jako podmiot przetwarzający.
2. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w celu realizacji funkcji Serwisu i zgodnie z instrukcjami Użytkownika wynikającymi z konfiguracji Konta.

12. Zmiany Regulaminu

1. Regulamin może ulec zmianie z przyczyn prawnych, bezpieczeństwa lub rozwoju funkcji Serwisu.
2. Nowa treść Regulaminu publikowana jest w Serwisie z datą wejścia w życie.

13. Prawo właściwe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
3. Regulamin obowiązuje od dnia 18.04.2026 r.